Tipps zur Email-Verwaltung

Email-Briefkästen gehen gerne über… Wie du die Flut an Emails besser in den Griff bekommst, dafür habe ich dir ein paar Tipps zusammengestellt…

• Lege dir eine zweite Email-Adresse zu, eine verwendest du ausschließlich für private und für amtliche Zwecke (Gemeinde, Finanzamt, et.) und die zweite für Bestellungen bei Online-Shops, Gewinnspielen und für diverse Organisationen, bei denen du Mitglied bist bzw. spendest!
• Wichtige Emails am besten gleich beantworten oder weiterleiten
• Newsletter (die du eh nicht liest) und andere Dauerinfos (die deinen Interessen nicht mehr entsprechen) wieder austragen bzw. abbestellen (lt. Gesetz muss es im jeden Newsletter eine Möglichkeit dazu geben – meistens im Kleingedruckten ganz unten)!
• Löschen: 1. alles, was du im selben Dokument direkt beantwortet hast – denn das komplette Mail befindet sich ja jetzt im Ordner „Gesendete Nachrichten“) und 2.: alle Emails, die älter als vier Wochen sind (sofern du sie nicht aus rechtlichen Gründen aufbewahren musst bzw. möchtest – in diesem Fall lege dir einen extra Archiv-Ordner dafür an)
• Überhaupt kannst du mit zusätzlichen Ordnern mehr Ordnung und Übersicht schaffen (z.b. Bestellungen, Rechnungen, besondere Absender, eLearning etc.)
• Eventuell auch im Bekanntenkreis (oder im Betrieb) kundtun, auf welche Emails du gerne verzichtest (z.B. CC-Mails)
• „Gelöschte Mails“ bzw. „Gelöschte Objekte“ regelmäßig leeren (um Computerspeicherplatz wieder freizugeben)
• An Emails angehängte Dateien nicht öffnen, wenn dir der Absender unbekannt ist bzw. du nur den leichtesten Zweifel hast (Virengefahr)

Hast du sicher schon gehört, etliche dieser Tipps, stimmt’s? Aber hast du sie auch umgesetzt? Denn nur dann funktioniert’s…